Un client contacte un avocat pour avoir recours à son service. Pour prévenir tout malentendu, l’avocat doit mentionner par écrit toutes les conditions de son engagement. Ce document s’agit de la convention de mandat et il est à signer par les deux parties. Son contenu dépend bien évidemment de la nature du dossier, mais des mentions obligatoires sont toutefois à inclure.
La portée de son service
La convention de mandant d’un avocat doit confirmer essentiellement quelques éléments. Au niveau de la portée de ses services, les étapes clés dans le dossier doivent être inscrites tout comme sa représentation et toute limite à la représentation. Ce passage doit aussi préciser les services juridiques précis que le client recevra ; les objectifs du client ; les mesures à prendre par le client ou par de tierces parties ; le temps prévu pour offrir les services juridiques ainsi que les résultats que l’avocat peut obtenir avec le temps prévu.
Les frais et débours
La convention doit indiquer obligatoirement :
- La politique de facturation de l’avocat.
- Le mode de facturation.
- L’estimation des frais et débours que le client peut engager.
- Qui va se charger directement du paiement des débours ?
- Le taux d’intérêt à appliquer sur la facture sur les comptes en souffrance.
- Le montant et la date de paiement des honoraires de l’avocat. Le cas échéant, il doit indiquer la mention de la fréquence de remise de factures intérimaires au client avec la date de remise de la facture finale qui seront affichées.
- Les conséquences du manquement de paiement par le client.
Les communications avec le client
Au niveau de la communication, l’avocat doit noter par écrit le mode de communication qui doit s’appliquer. La fréquence et les moyens des rapports au client sont aussi à définir tout comme le temps estimatif de la réponse de l’avocat au client (appels, lettres, courriels ou autres).
Le retrait de la représentation
Cette rubrique est obligatoire pour définir clairement les circonstances qui peuvent pousser l’avocat à se retirer de la représentation. Il faut aussi faire figurer les précisions comme la propriété du contenu du dossier ; le frais de transfert du dossier au client ou à un autre avocat ; et les effets de la non-obtention des directives adéquates du client pour exécuter les tâches pour lesquelles l’avocat est tenu.
Lors de l’établissement de la convention de mandat, l’avocat doit faire en sorte que le client comprenne bien chaque libellé et chaque signification. Il doit ainsi rester très clair afin de pouvoir faire comprendre la portée de sa relation professionnelle avec son client malgré la complexité du domaine du droit.