La facturation électronique est désormais une réalité à laquelle les entreprises doivent se conformer, notamment dans le cadre des contrats de prestation de services. Quelles sont les obligations légales et réglementaires en la matière ? Cet article vous propose un tour d’horizon complet sur le sujet.
La généralisation progressive de la facturation électronique
Depuis quelques années, la facturation électronique s’impose progressivement comme la norme à respecter pour les entreprises. Cette évolution est principalement due à la volonté des pouvoirs publics d’encourager l’adoption de solutions numériques pour faciliter la gestion administrative et réduire les coûts liés au traitement des factures papier. En France, le gouvernement a ainsi mis en place un calendrier de déploiement progressif concernant l’ensemble des acteurs économiques.
Ainsi, depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) ont l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour leurs contrats avec l’État. La mesure concerne également les entreprises publiques locales (EPL) et leurs filiales, ainsi que les organismes publics dépendant du budget général de l’État. Le calendrier prévoit une généralisation progressive jusqu’en 2023 pour toutes les entreprises françaises.
L’encadrement légal et réglementaire de la facturation électronique
La facturation électronique est encadrée par plusieurs textes législatifs et réglementaires, à la fois au niveau national et européen. En France, le Code général des impôts (CGI) définit les règles applicables en matière de facturation, qu’il s’agisse de factures papier ou électroniques. Les principales obligations concernent :
- La mention obligatoire d’un certain nombre d’informations sur la facture, telles que les noms et adresses des parties contractantes, la date de réalisation de la prestation ou encore le montant hors taxe du service rendu.
- La conservation des factures pendant une durée minimale de 10 ans, afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle fiscal.
Au niveau européen, la directive 2014/55/UE relative à la facturation électronique pour les contrats publics impose aux États membres d’adopter un cadre juridique permettant l’émission et la réception de factures électroniques conformes à une norme européenne commune. Cette directive a été transposée en droit français par l’ordonnance n° 2018-418 du 30 mai 2018.
Les avantages et les enjeux de la facturation électronique pour les entreprises
La facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment en termes de gain de temps et d’économies réalisées. Parmi les principaux bénéfices, on peut citer :
- La réduction des coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et au stockage des factures papier.
- Une meilleure traçabilité et une sécurisation accrue des échanges de données entre les parties contractantes.
- La possibilité d’automatiser certaines tâches administratives, telles que la vérification de la conformité des factures ou leur rapprochement avec les bons de commande.
- Une contribution à la protection de l’environnement par la réduction des déchets papier et des émissions de CO2 liées au transport.
Toutefois, la mise en place d’un système de facturation électronique implique également un certain nombre de défis pour les entreprises, notamment en termes de formation du personnel et d’adaptation des processus internes. Il est donc essentiel d’accompagner cette transition par un accompagnement adapté et un suivi régulier des évolutions réglementaires.
Conclusion
En conclusion, la facturation électronique constitue une opportunité pour les entreprises de simplifier leurs démarches administratives et de réaliser des économies significatives. Toutefois, il convient de veiller à respecter scrupuleusement les obligations légales et réglementaires en vigueur, afin d’éviter tout risque de redressement fiscal ou de litige avec ses partenaires commerciaux. À cet effet, il est recommandé de se tenir informé des évolutions législatives et de s’entourer d’experts pour garantir une transition réussie vers le numérique.